タカハシグループがBtoBプラットフォーム契約書を導入し業務効率化を実現

北海道を中心にカラオケ店やアミューズメント施設を展開するタカハシグループが、デジタルソリューションを積極的に取り入れています。特に注目を集めているのが、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム契約書」の導入です。この新サービスにより、業務の効率化が進んでいることが明らかになっています。

タカハシグループの概要

タカハシグループは、カラオケ「キャッツアイ」やゲームセンター、さらには「ボストンベイク」といったベーカリーチェーンを運営している企業です。現在、北海道内で26店舗のカラオケとゲームセンター、25店舗のベーカリーを展開し、約900名のアルバイトを雇用しています。しかし、これまでの紙媒体の雇用契約業務は店長や本部にとって大きな負担となっていました。

導入前の課題

北東商事、タカハシグループの一員として、雇用契約書の管理業務は多くの課題を抱えていました。主な難点は、契約の更新が数か月ごとに行われることとそれに伴う多大な手間です。毎回、店長が個人情報を取り扱い、書類を手渡す必要があり、これが時間的な負担となっていました。また、契約更新の状況把握が困難で、特に繁忙期の4月や秋の賃金改定時には、契約書の処理が膨大となっていました。さらに、紙の契約書の保管にかかるコストも看過できないものでした。

導入の決定理由

タカハシグループは、2016年にグループに加わったことで先行して導入していたタカハシエンターテイメント株式会社から「BtoBプラットフォーム契約書」の話を聞き、導入を決定しました。信頼できるサービスを使用しているという実績が、他社と比較した際の大きなポイントとなったのです。

導入による効果

このプラットフォーム導入によって、まず雇用契約業務で店長にかかる負担がほぼゼロになりました。今では、従業員名簿にQRコードで直接登録できるため、手渡しや個人情報の処理を必要としません。また、契約更新の際はメールやグループチャットで通知されるため、抜け漏れがなく、業務がスムーズに進行します。

さらに、全店舗の契約書類を一日で送付できるようになり、繁忙期における作業時間はなんと10分の1まで削減されました。紙のファイリングが不要となり、BCP（事業継続計画）上も大きな安心を手に入れました。

今後の展望

タカハシグループは今後、従業員名簿や保証人情報など、まだ一部に紙での処理が残る業務に対しても、スマートフォンで入力できる仕組みを構築する予定です。この取り組みは、さらに業務の効率化を促進する狙いがあります。「もっとやれるはず」といった期待感が高まっており、結果として、接客業務に集中できる余白も生まれる見込みです。