上智学院が人事部門のデジタル化を推進する取り組み

導入背景

学校法人上智学院が「BtoBプラットフォーム契約書」を導入したことは、同学院の人事部門におけるデジタル化の一環です。これは、非常勤講師や嘱託職員との雇用契約書を必要件数発送していたため、管理業務が煩雑になっていました。約1,180件の契約書を手作業で印刷・封入するには多くの時間と手間がかかり、年間の郵送費も60万円以上に上っていました。このような状況において、上智学院はコロナ禍を契機にデジタル業務の導入を進める決意をしました。

導入の経緯

「BtoBプラットフォーム契約書」の導入により、上智学院は雇用契約書の管理を効率化することが可能となりました。このサービスは、契約書の取り交わしに特化したシステムで、コストパフォーマンスも優れています。利用料金は月額の基本料金と送付分に基づく従量料金で構成されており、業務に必要な費用を大幅に削減できます。

導入後の効果

業務効率の向上

このシステムを導入した結果、2週間かかっていた契約書の作成と発送業務が、なんと半日で完了するようになりました。契約書の早期回収率もこれまでの約6割から9割近くに上昇し、業務全体の負荷が軽減されました。従来の手作業による封入や確認作業が不要になり、上智学院にとっては大きな成果です。また、合意のステータスが一目で把握できるため、未締結者の管理も容易になりました。これにより、管理職員が注力すべき業務にも時間を割けるようになりました。

ペーパーレス化の進展

上智学院は契約書管理のペーパーレス化を進め、業務の効率を図ってます。過去の紙契約書がまだ一部残っている状況ですが、今後はすべての契約書を電子化することが見込まれています。これにより、検索性も劇的に改善されるでしょう。契約書関連の作業がスリム化することで、人事制度の見直しや新たな企画・立案業務へも専念できる環境が整っています。

今後の展望

上智学院は今回のデジタル化を一過性のものとせず、全体としてデジタルトランスフォーメーション（DX）を進めていく考えです。今後は業務委託契約や個人契約にまで展開し、さらなる業務の効率化を実現する意向を示しています。この動きは、他の教育機関にも影響を与える可能性があり、教育現場全体に良い影響をもたらすかもしれません。