北海道庁、GMOサインによる電子契約への転換で業務効率を向上

北海道庁がGMOサインを導入し、業務効率を大幅改善

北海道庁において、自社開発の電子契約サービス「GMOサイン」が2023年11月より導入され、約1年間で契約件数が1万3000件を超える実績を達成しました。広大な地理を背景に、従来の郵送や来庁が求められる契約業務の課題を解消し、非対面での契約締結が可能となったことで、事業者や行政双方に多くのメリットをもたらしています。

日本一広い自治体が抱える課題

北海道は日本の全土の約22.1%を占める広さを持ち、この地域特有の悩みとして契約業務の難しさがありました。郵送で契約書をやり取りする場合、当然ながら数日かかることが多く、また、事業者が来庁する際には長い移動時間が求められます。これにより、業務にかかる時間とコストが大きな負担となっていました。

電子契約導入によるメリット

「GMOサイン」を利用することで、郵送や来庁を必要とせず、オンライン上で契約を完了できます。これによって事業者は移動にかかる時間や交通費を削減するとともに、郵送に伴うコストも格段に減少しました。具体的には、自治体側での郵送対応にかかるコストが約234万円も削減され、さらに印刷やコピーのコストも削減されました。

電子契約では、これまで事業者が負担していた収入印紙代が不要となり、契約ごとの200円から20万円の印紙税も大幅に節減できます。これにより、多くの事業者が利便性を実感しています。

事業者からの反響

地理的な広大さを反映し、北海道内の事業者からは「これまで移動するのが大変だったが、電子契約によってスムーズに業務を進められる」と喜びの声があがっています。特に「GMOサイン」の操作が簡便で、導入前の不安もほとんど払拭されたとのことです。

今後の展望

北海道庁では、「Smart道庁」というDX推進プロジェクトを進行中で、引き続き事業者や住民のニーズに応えられるよう継続的な改善に取り組む姿勢を示しています。電子契約を通じて、効率化はもちろん、職員の業務負担軽減にも繋がるとして、他の自治体にもその効果が波及していくことが期待されています。

「GMOサイン」の信頼性

「GMOサイン」は、国際規格のISMSやクラウドサービスセキュリティの認証を取得しており、安全性が高く評価されています。これにより、自治体だけでなく、多くの民間企業にも安心して利用され続けています。

このように、北海道庁が「GMOサイン」を導入したことによって、電子契約の重要性とその効率化が際立っています。これからも北海道は、この流れを受けて地域全体のデジタル化を一層進めていくことでしょう。