デジタル化がもたらした業務効率化、はるやま商事が実現した70%の時間削減

デジタル化の波に乗るはるやま商事

岡山県に本社を置くはるやま商事株式会社は、アパレル業界での業務改革を進めており、その中心となるのがデジタル化です。特に、請求書発行業務において、同社は画期的な改善を実現しました。従来、紙に依存した請求書の発行は、業務の負担となり、長時間を要するものでしたが、最新のシステム「BP Storage for 請求書発行」の導入により、請求書作成から入金消込までの時間を70%も削減しました。

課題の波

はるやま商事は、全国に363店舗を展開している企業であり、法人取引に伴う請求書が毎月約130件発行されています。これまで同社の経理部門では、請求書の発行を紙ベースで行っていましたが、その手作業は時間がかかり、月末には特に業務が過密化していました。従業員が印刷や封入作業に多くの時間を費やしているため、郵送までの時間も長くなり、その結果、取引先からの問い合わせが増加する負担を抱えていたのです。

また、業務の属人化や内部統制の強化も重要な課題でした。このような背景から、デジタル化の必要性が高まりました。

新しいシステムの導入

「BP Storage for 請求書発行」を導入する決め手は、既存のシステムとの連携の柔軟性と、無駄のない料金体系でした。このシステムは、経理部門が新たな処理手順を覚える必要がなく、既存の社内システムでのデータ入力のみで請求書が作成できるため、受け入れやすいものでした。実際、経理業務は従来の10時間からわずか3時間に短縮され、郵送手続きも自動化によりコスト削減が達成されました。

内部統制の強化

さらに、請求書の送信プロセスもデジタル化され、PDF形式で簡単に取引先に送信できるようになりました。店舗の担当者は、発行した請求書を迅速に確認できるため、経理部門への問い合わせが減少しました。また、紙への押印作業を廃止し、システム上でのデータ登録と承認プロセスを完全に分離することで、より強固な二重チェック体制を確立しました。

今後の展望と課題

今回の取り組みにより、はるやま商事は経理業務のデジタル化を進め、業務の効率化を図りました。今後はさらに、生成AIなどの最新技術を活用し、さらなる業務改善を目指しています。同社は「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会に必要とされる店舗づくり」を目指し、新しいアイデアの導入を積極的に進めていく方針を示しています。

このように、はるやま商事はデジタル化の波に乗り、アパレル業界に新風を巻き起こしています。これからもさまざまな挑戦が期待される中、彼らの取り組みには目が離せません。